李灵芝   湖南工业职业技术学院

　　摘  要：高职院校建设数字档案馆，不仅具有档案管理的普遍意义，还具有高职院校自身的特殊意义。当前，高职院校数字档案馆建设面临着基础设施落后、标准规范不统一、档案管理人才缺乏等困境。因此，高职院校必须从数字档案馆重要性以及自身长远发展的角度出发，加强数字档案馆的硬件和软件设施建设，统一标准规范，优化人才队伍，建立与企业互通的数字档案资源库。

　　关键词：高职院校；数字档案馆；困境；路径选择

　　档案是一个民族记忆的重要载体，承载着丰厚的历史文化，发挥着“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的特殊作用，没有档案，一个民族的文化就没有继承和发展。新时期，随着信息技术的高速发展以及人们对档案工作需求的日益增多，加强档案的信息化建设，实现档案资源的快捷、合理共享，已经成为档案工作的重中之重。在推进档案信息化建设的过程中，数字档案馆是一个重要的派生物。数字档案馆是随着以网络为中心的计算机技术、通信技术、多媒体技术、数字化技术的发展而逐渐建立起来的一种档案资源信息空间。它具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。当前，许多高校校积极发挥信息知识和技术优势, 大力加强数字档案馆建设，对高校的档案工作产生了深刻的影响。但是，我们必须清醒认识到，相比于本科高校，高职院校的数字档案馆建设仍处在初步或者未起步阶段，很多问题需要引起高度关注并加以研究解决。本文拟对新时期高职院校数字档案馆建设的困境与出路进行尝试性研究。

　　一、高职院校数字档案馆建设的“普遍意义”与“特殊意义”

　　关于数字档案馆，就是指“建立在现代信息技术普遍应用基础之上, 利用数字化手段, 以综合档案信息资源为处理核心, 对数字档案信息资源进行有效管理, 通过高速宽带通信网络设施互连和提供利用, 以实现档案资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。”[①]数字档案馆与传统档案馆相比，其需要现代计算机技术与多媒体技术的高速发展，并具有明显的运行特征：以网络为平台、以数字信息为内容，以高效服务为目的。它不仅包括了档案资源的数字化、档案业务的程序化、档案管理的标准化，还包括档案服务的网络化。数字档案馆与数字图书馆相比，不仅起步较晚，而且在内容上也没有数字图书馆丰富，其中一些内容还受到限制。因为图书可以为所有读者开放，只要是公开出版的图书，就不存在保密性和隐蔽性。而档案不一样，有些档案的机要性与保密性非常高，因此对它的安全系数的提高就显得尤未重视。但是，我们不能因为档案的保密性就限制数字档案馆的发展。档案不是珍藏的文物，不是用来给观赏者欣赏的“花瓶”，而是为需要的人提供方便、快捷的查询和服务。可以说，不管是纸质档案还是数字档案，都是为了用而不是保存。因此，我们应该从档案的特性与利用者的实际需求出发，借鉴数字图书馆的经验，建立独具特色的数字档案馆。目前，在我国，数字档案馆已经在部分省市以及相关公共机构得到开展，如深圳市档案馆、青岛市档案馆，他们在数字档案馆建设方面都走在了全国前列。可以说，建设数字档案馆，是信息化和信息公开背景下21世纪档案馆发展的大趋势。

　　高职院校作为21世纪职业教育发展的重点机构，决不能缺失文件与档案这一块核心资源。高职院校建设数字档案馆，不仅具有档案管理的普遍意义，还具有高职院校自身的特殊意义。一方面，高职院校建设数字档案馆，能够实现档案管理与办公自动化的有效对接，提高档案信息化处理效率和管理水平，为学校利用者提供准确、系统, 有较高权威性和参考价值的档案信息，满足学校教学、管理、科研、学生实习和就业的需要。另一方面，高职院校的数字档案馆必须体现高职特色，服务高职学生。高职院校坚持实践性教学，以“就业“为导向，倡导校企合作的办学模式，这种特色决定了高职院校的数字档案馆必须将学生的实践性材料，如实训表现等作为重要内容，将其作为学校发展的重要档案材料进行归档，并通过网络平台实现校内共享。同时，高职院校应将校企合作的相关资料进行合理归档，形成一项项目工程，为学校今后的发展提供科学参考。还有，高职院校数字档案馆功能要实现多元化。传统档案馆功能是“两个基地”和“两个中心”。“两个基地”就是档案保管基地和爱国主义教育基地。“两个中心”就是档案利用中心和现行文件利用服务中心。高职院校具有自身的特色，应该在坚持着“四位一体“的基础上，扩展数字档案馆功能。如，现行文件利用中性能可以发展为完全意义上的多功能文件中心，提供更多的企业文化咨询、企业制度咨询等服务。高职院校的数字图书馆建设只有坚持“普遍意义”与“特殊意义”的结合，才能实现其价值和效能的最大化。

　　二、高职院校数字档案馆建设的现实困境

　　数字档案馆是21世纪档案馆发展的大趋势，但是这门新技术的真正投产与运行，必须在理念、理论、管理体制、基础设施、人才培养等方面实现变革。目前，高职院校的档案馆多停留在传统纸质馆藏层面，对数字档案馆的意识不够强烈，对建设数字档案馆的规划也缺乏，这些导致高职院校建设数字档案馆面临着一些现实困境。

　　首先，基础设施落后。数字档案馆的建立，首先需要先进的、全面的硬件基础设施。目前，高职院校的档案基础比较薄弱。在硬件上，许多高职院校没有专门的档案资料库房，没有专门的档案办公室，可供查询的计算机设备比较陈旧或者缺乏。在软件上，缺乏专业的档案管理软件，没有制定严格的档案培训制度。硬件和软件的薄弱，直接导致纸质档案馆建设都面临着困难，更何况建设数字档案馆。此外，档案实体管理质量差。很多高职院校由于缺乏相应的档案管理制度，导致一些应归档和已归档的档案实体存在着未进行有效管理的问题。高职院校之间的档案实体数量相差较大。有的高职院校管理者甚至连数字档案馆的概念都比较模糊。

　　其次，标准法规不健全。建设数字档案馆必须要坚持标准化原则，这是数字档案馆最有力的保障,对数字档案馆资源的查询、存储、输出、管理等方面做出一个标准的统一规范，为数字档案馆的正常运行提供制度支撑。然而在现实实践中，各高职院校喜欢各自为政，缺乏统一的标准和规范。有的高职院校甚至根本不指定标准规范。这样不规范、不科学、不统一的标准，为数字档案馆信息资源的利用留下了很大的安全隐患和漏洞，也不利于数字档案馆的长远发展和高职院校档案事业的科学发展。

　　再次，档案人才缺乏。建设数字档案馆，专业、高水平的档案管理人才是必备的主体条件。面对数字档案管理的新模式，档案管理工作者必须具备良好的计算机和网络通信方面知识、英文水平、整理档案信息的能力、开发网络档案信息的能力。目前，高职院校现有的档案工作人员大多是非档案专业出身，抱着“得过且过”的心理，有的仅仅把档案工作当作今后跳槽的一块跳板。很多档案工作人员的计算机、远程网络技术、数字档案知识严重缺乏。有的工作人员技术能力不过关，尤其是对高新科技的认识存在着误区，不会操作和应用新技术。这些导致高职院校数字档案馆的建设步伐很迟缓。

　　三、高职院校数字档案馆建设的路径选择

　　从国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)来看，职业化教育已经越来越成为教育发展的重要领域。建立适应高职院校长远发展的数字档案馆已经势在必行。要克服当前高职院校数字档案馆建设面临的困境，建立具有高职特色的数字档案馆，就必须从以下几个方面着手：

　　首先，加强数字档案馆的基础设施建设。数字化技术的运用对基础设施建设的要求不再只是档案馆馆舍建设、档案装具建设，而更多的是对现代档案管理所必须的网络环境、硬件环境和系统软件建设。因此，高职院校必须设立专项资金，用于投入数字档案馆的基础设施建设。如，建立专门的数字档案工作室，购买先进的档案管理软件，提供纸质档案与数字档案的互通平台。同时，我们必须注意一点，数字档案馆建设与传统档案管理的要求一样，也要大力丰富馆藏，这里指的馆藏是大力丰富档案信息资源。从载体上说是存储数字化信息的各种载体，从内容上不仅是高职院校各个机构形成的档案，而且还包括具有档案价值的社会各行各业的信息资源，这对高职院校学生的实践能力提高是很有帮助的。

　　其次，加强标准一规范建设。数字档案馆建设中，信息的传递与网络的沟通依赖于统一的标准与规范。高职院校要根据俄高职院校教学、学生就业的特色，通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。数字档案馆的标准和规范不只是规范档案工作环节以及档案工作的具体业务标准，如分类、编号等，还包括针对数字化档案信息的档案管理工作在信息技术方面的一些规范和标准的制定，包括管理性标准、业务性标准和技术性标准。当然，这些标准必须是与时俱进的，而不是一成不变或守旧的。

　　再次，加强人才队伍建设。数字档案馆建设需要新理论、新方法、新理念、新技术和新的管理模式，而这需要合格的人才队伍。当前，高职院校现有的档案管理工作者普遍缺乏这方面的高级人才。因此，高职院校应当重视对现有的档案管理人才的教育和培养，如派送档案管理工作人员到国内各大高校档案机构学校，鼓励档案工作者攻读档案学专业的研究生。同时，要制定优惠政策引入专业人才，如，计算机人才、档案管理人才等，为数字化档案馆的自动化、网络化配备一支高素质、结构合理的档案管理专业队伍。

　　最后，建立与企业互通的数字档案资源库。高职院校的发展模式是“校企合作”的办学模式。企业模式、企业管理以及企业文化对高职学生的发展尤为重要。为了让高职学生及时了解企业的相关知识，促进他们的就业与创业，高职院校可以与企业的档案馆合作，让企业档案馆在保证信息资源安全的前提下与高职院校的数字档案馆建立数字化的互通平台，从而建立高职院校与企业互通的数字档案资源库。这样一来，借助这个互通的数字档案资源库，高职学生可以通过校园网直接查询、了解企业的相关信息资源，促进他们的就业和创业。企业也可及时了解高职院校学生的发展情况，为吸纳合格的高职院校毕业生进入企业工作节省成本。

　　参考文献：

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　　[2] 陈立新、吴兰.关于网络环境下的数字档案馆功能的两点思考[J].档案学研究，2003 年第4 期。

　　[3] 李琳.高校档案管理信息化建设策略研究[J].文教资料，2008年第23期。

　　[4] 吕静.高校改革形势下档案工作的新思路[J］.四川档案，2005年第4期。

　　[5] 涂丛英.以校园网为依托，推进高校档案数字化建设[J].档案学研究，2005年第2期。

　　[6] 唐跃进、张玉婷、蒋琴.电子文件取证影响因素及其对策研究[J].档案学通讯，2009 年第2 期。

　　

 

　　

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