陈 涛    娄底市卫生学校

　　【摘要】随着信息技术的广泛应用，加快推进职业学校档案信息化建设成为必然趋势，面对目前职业学校档案信息化建设的现状及存在的问题，我们要积极应对，从基础建设入手，更新观念，创新技术，健全制度，强化管理，培养和造就既精通档案业务又掌握网络信息技术的复合型人才队伍，加快职业学校档案信息化建设的步伐。

　　【关键词】职业学校；档案；信息化；建设

　　 随着网络信息技术的迅猛发展，办公自动化的普及应用，给职业学校档案管理工作带来了新的机遇与挑战。面对挑战，我们要紧紧抓住机遇，加快档案工作步入信息时代的步伐，推动档案信息化建设，使档案管理向信息化管理转变，适应档案管理创新与发展的要求，更好地为学校的建设和发展服务。

　　一、档案信息化建设的必要性

　　1、档案信息化适应于时代发展的要求。随着电子信息技术的不断创新和发展，价格低、性能高的电子产品、办公设备不断涌现，为职业学校档案部门配置必要的硬件提供了有利条件，使档案资料的收集、著录、存储变得更方便、快捷。档案管理软件的开发利用也为档案信息的联网，形成网上资源共享提供了必备条件。电子版的图书、文件、影像等档案资料将逐步代替传统档案资料，利用计算机网络检索可以将浩瀚的图书、档案、资料，跨越时空地域的界限，快速呈现到读者面前。在大势所趋下，档案管理向档案信息化方向发展，已成为必然趋势。

　　2、档案信息化有利于创新档案管理模式。职业学校以往的档案管理制度不完善，仍采用传统的人工管理模式，主要是依靠手工操作来完成的，如：传统的档案立卷制度，不仅程序繁琐，手工强度大，而且案卷质量因人而异，无法保证。又如档案检索，一方面建立档案检索工具时，要进行人工制作，在利用时仍然要通过人工寻找，手续繁杂，效率低下。很显然，传统的档案管理模式已经滞后，跟不上时代发展的步伐，必须实现档案信息的数字化，将纸质文件、照片、图纸及视频等原始档案资料通过微缩、扫描等手段转化为电子版本，贮存在光盘、磁带等存储介质上，然后实施安全可靠的数据备份，建立全文、目录、多媒体数据库，它既便于快速查找，又可长期保存。同时把档案信息化建设和校园网建设有机的结合起来，充分利用网络平台实现资源共享。

　　3、档案信息化有利于提高档案服务水平。近年来，职业学校发展迅速，由于学校规模扩大，形成的档案资料相应增多，档案信息化可以提高档案信息资源的开发利用和档案服务质量。满足档案利用者全方位的需求，更好地为学校的建设和发展服务，产生更好的社会效益和经济效益。应用计算机进行档案编目、检索、借阅管理，不仅速度快、准确性高，而且可以提供多种检索途径和网上查阅，使利用者足不出户便可查到自己所需的档案资料，运用现代信息处理技术来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，从而提高了档案信息资源的利用率和档案服务水平。

　　4、档案信息化有利于档案资源的有效保护。档案信息化有利于保存档案信息资源。一是职业学校由于升格、合并等因素，产生大量不同门类、不同载体的档案，这些档案资料散落在教学、管理的各个角落，它们是学校教学、科研和管理的珍贵资料，如果得不到及时整合和有效保护，必将给职业教育带来严重损失，因此加强职业学校档案信息化建设势在必行。二是由于传统的纸质档案由于对库房温湿度、光线等要求较高，受条件限制，只能有限地延长档案使用寿命，加之纸质档案占用空间大，许多档案馆（室）都面临库房拥挤的状况，利用档案信息化建设，将档案信息资源建成档案数据库，数据库有易检索、易保存、省空间等优点，从根本上解决了纸质档案易老化、占用空间大等问题，无限地延长了档案的使用寿命，也使档案资源得到了有效的保护。

　　二、档案信息化建设的现状及问题

　　1、对档案信息化认识不足，档案管理队伍素质偏低

　　一是目前职业学校档案信息化建设工作相对滞后，主要是对档案信息化建设认识不足，认为档案工作在短期内不会对学校的建设和发展带来负面影响，因此不能引起学校领导的足够重视，对档案信息化建设缺少发展规划和合理的资源配置，与现代化的教学管理和学校发展不相适应。二是从档案管理工作现状来看，尚未形成素质优良、结构合理，科学高效的档案管理队伍，一方面，有些专职档案工作人员学历、知识、年龄、职称结构都不尽合理，还有些部门档案工作人员未接受档案管理专业培训，缺乏档案管理和信息化建设的基本理论、知识和技能。另一方面，有些档案人员对档案事业认识不足，缺乏勇于创新和与时俱进的精神，对档案事业缺乏热情，观念落后，对学习新知识、新技术有为难情绪，沉湎于保持现状，制约了档案信息化建设的发展。

　　2、档案管理相对滞后，档案资金投入力度不够

　　从目前现状看，一方面职业学校档案管理有待进一步加强，档案管理方法落后，制度不完善，基础设施薄弱，档案信息化建设流于形式，纸上谈兵，主要是档案信息化建设缺少足够的资金作保证，没有完善配套的硬件支持，对档案设施的配套、档案的管理、档案人员的素质培养都缺少相应的投入。另一方面，职业学校建设发展需要大量的资金投入，办学规模、办学条件等方面都有待提高，缺少政府财政的有力支持，靠自力更生开辟财源举步维艰，在其人、财、物资源匮乏的情况下，只注重与办学直接相关的投入，优先考虑亟待解决的问题，即使千方百计挤出的资金也只能用于学校教学、科研重点项目的基本建设，无法筹措资金投入档案信息化建设。为此资金投入不足成为制约档案信息化建设最突出的问题。

　　3、档案信息化建设水平低开发利用不足

　　档案信息化建设水平的高低取决于掌握档案信息化建设的专业人才。一是部分职业学校的档案管理人员在素质上参差不齐。专职档案管理人员很多没有达到专业水准，同时缺乏计算机管理应用能力；兼职档案人员队伍不稳定更换频繁、待遇偏低，造成档案人员心理压力大、不安于现状、不思进取，导致学校在档案收集、整理、归档等方面的工作交接不到位，影响档案原始资料的完整性。二是许多档案管理仍采用传统管理方式，由于设备简陋、技术落后未能与档案管理软件联网，不利于档案的开发利用，虽然一些职业学校档案部门已使用计算机进行档案管理，但仍处于单机运行状态，初步实现计算机辅助立卷、目录检索、查阅管理，但没有建立校园网、或是网站行同虚设没有发布档案信息资料，由于未实行办公自动化管理系统，使学校各部门无法直接从网上查阅到档案部门发布的及时、准确的档案信息资料，无法做到信息资源共享。三是档案管理人员服务意识不强，缺乏主动的服务意识，习惯于等用户上门的服务模式，由于档案设施以及人员素质达不到信息化管理的要求，档案管理工作仍然停留在建档、管档、看家守摊、你查我找的水平上，忽视了档案信息资源的开发利用，档案利用率较低，使很多有价值的历史档案资料被遗忘在角落里，未能发挥其应有的作用。

　　三、档案信息化建设的思路

　　1、提高认识转变观念

　　要充分认识职业学校档案信息化建设的意义和必要性，把档案信息化建设列入重要日程，提升新认识，树立新理念，采取新举措，才能不断的创新与发展。以改革创新为动力，以服务大局为己任，以档案资源建设为基础，以信息化建设为手段，以档案开放利用服务为方法，以档案队伍建设为契机，促进档案管理工作的新局面，使档案管理水平不断提高。

　　2、增加投入改善条件

　　目前职业学校档案信息化建设落后于学校信息化建设，没有实现档案信息化建设与学校信息化建设同步发展，这种情况不同程度地影响了档案工作的开展和服务水平的提高。学校领导要重视此项工作，档案部门也要积极争取领导的支持，增强档案信息化建设的责任感和紧迫感，切实把档案信息化纳入学校信息化建设的总体规划，加大投入，尽快规范电子档案接收与管理工作，使档案信息化水平有一个新的提高。要加强档案信息资源整合，强化档案信息化建设，用先进的信息技术改变档案工作的传统工作模式。

　　3、加强培训提高素质

　　档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

　　（1）加强档案信息化人才培养

　　为适应职业学校档案信息化建设的需要，必须培养一批既懂精通档案业务又掌握网络信息的技术人才。解决这一问题最关键就是开展档案信息技术的教育和培训，培养高素质的档案人员，提高他们的整体素质水平。一是加强在职档案人员的培养。要积极鼓励在职档案人员自学成才，进行继续教育培训，更新知识结构，提高业务水平，不断自我扩充，提高创新工作能力。二是加强计算机专业人才的配备和培养。引进或选调计算机专业或IT行业人才，并对他们进行档案专业知识的培训，使之能够胜任档案信息化的工作。三是加强复合型人才的培养。可选送年轻有为的档案工作者进入高校计算机专业或信息管理专业深造，培养一定数量的既懂档案知识又懂信息化建设的复合型人才。

　　（2）加强档案人员的思想素质

　　①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守国家机密，树立坚定的政治思想和政治信念。

　　②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观，在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

　　③严谨的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

　　④较强的事业心。档案工作是一项长期艰苦的工作，要求我们在工作实践中要有较强的事业心、高度的责任感和使命感，受得住清贫，耐得住寂寞，发扬我们档案人的团队精神、奉献精神、拼搏精神、敬业精神，自觉地投身档案事业，为师生和学校建设发展提供更多更好的服务。

　　（3）加强档案人员的业务素质

　　档案人员的业务素质关系到档案信息化建设的成败。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简而言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案系统工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应具备以下能力：

　　①能熟练运用信息技术的能力。作为档案管理人员，要注重自我完善，不断提高，熟练掌握计算机理论知识和运用技能，使自己具有操作使用各种现代信息工具的技能，特别是网络传输技能。为更好地开发利用档案信息打下牢固的技术基础。

　　②能敏锐捕捉档案信息的能力。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力、敏锐的观察分析能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

　　③能鉴定有效档案信息的能力。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息容量大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

　　④能加工编研档案信息的能力。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者必须具有较强的文字写作能力，对档案信息进行重新加工、编研，满足不同档案利用者的需求。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，重新编研组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

　　4、强化服务提高水平

　　服务是档案工作的核心，档案信息化建设的目的就是创新档案服务理念，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会和学校建设发展提供高效、优质的服务。在档案资源的开发利用上，努力实现服务方式的社会化、多元化、高效化。一是要树立全面服务的理念。对所有档案用户包括校内校外的公众用户，在保密制度、网络安全许可的范围内，通过全方位、多层次、多样化的服务方式、服务手段满足其利用的需求。及时掌握学校建设发展动态，深入教学科研一线，了解掌握师生对档案信息的利用和需求，有针对性的开展信息服务工作。二是个性化服务理念。利用现代信息网络技术对信息资源加以分类、提取、分析、加工，进行网络连接实现资源共享，满足不同用户对档案信息的需求，向用户提供个性化的信息服务。个性化信息服务是根据档案用户研究课题的特殊要求，通过现代网络技术运用，实现档案信息的高速检索，对文字、图像、视频、音频等不同载体的档案进行数字化储存，并通过计算机和多媒体技术对多元化信息资源进行图、文、声、形并茂的合成加工，丰富档案信息资源利用的多样性；通过信息技术的运用，可以实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流，达到档案信息资源的互通与共享，方便社会公众对档案信息的利用；通过信息技术的运用，可以实现档案信息的海量储存，解决档案自然老化和占用空间等问题，对档案信息进行安全有效的保护。三是主动服务理念。要树立主动服务意识，明确服务方向，改善服务态度，利用多种途径和形式提供档案服务，包括：档案查阅、档案外借、档案复印证明、咨询服务、馆藏介绍、针对档案用户在档案利用中求快、求准的心理，在第一时间满足档案用户利用所需要的相关信息。改变以往“重保管、轻利用”的观念，不仅要为主动上门的用户提供优质服务，而且要主动寻找用户提供有偿服务，一些需要对档案信息进行重新加工、整理的特殊用户，要按照有关的收费标准收费，把这部分资金专款专用，投入到档案建设与发展中，使档案信息化建设有一个良性循环。

　　5、完善制度确保安全

　　数字化建设是档案信息化建设的基础，制度化建设就是信息化建设的保障，要确保学校信息化建设取得成效，必须健全制度，加强管理，逐步完善档案信息标准化，建立可靠的信息安全保障体系。促进学校档案信息化建设的实现。

　　（1）加强档案信息标准化建设

　　档案信息化建设对档案管理的标准化提出了新要求，在档案的信息采集、利用已实现网络化的条件下，为满足用户的多方面需求，必须采用统一的数据格式和元数据标准。在存储的文本、图像、音频、视频等档案信息资源多样性的情况下，只有按照统一的标准规范进行制作，才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用。随着电子政务的推行，电子公文、电子档案的接收、归档、管理都必须按照统一的标准规范进行。信息技术的迅速发展，也要求硬件设备与系统的兼容性，满足数字资源长期保存的需要，改变以往档案信息管理各自为政、标准各异的档案管理状况，通过对档案信息著录、存储、开发的标准化和规范化建设，加快实现学校档案信息化建设的进程。①档案信息著录的规范化。档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。②档案信息存储的规范化。目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。③档案信息管理软件开发的规范化。档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因此我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

　　（2）加强档案信息安全保障体系

　　目前互联网上档案信息的检索和利用越来越广泛，其安全性问题凸显出来，因此加强档案信息的安全性、保密性就更为重要，必须建立可靠的档案信息化安全制度。一是要对档案信息进行区分，按照《保密法》严格界定使用权限，并通过授权机制限制用户的访问权，以设置密码、验证身份等方式限制登录访问。二是由于网络易受到黑客攻击、网上窃听与篡改、病毒、程序缺陷、技术淘汰等众多问题的威胁，还要注意档案数据存放的安全，防止病毒和黑客的袭击。三是在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，按照档案保密规定，对网上发布的信息要严格审核，保护上网信息的安全。从进口、传输、使用三个方面采取安全保密措施，防止失密、泄密事件发生。四是对已有安全防护措施，如：防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等，进行综合系统运用。五是要不断研究和探索新的安全防护技术，利用有效的身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限控制、安全备份等安全技术，确保档案信息资源安全、有效的在网络运行。只有通过加强各项制度化建设，才能使职业学校档案信息化建设更上新台阶。

　　参考文献：

　　

    1、吴菊，试论高校档案信息化建设面临的问题及对策，《教育理论与实践》，2005年第7期

　　2、窦丽娟，关于档案信息化建设的几点思考，《沈阳工程学院学报》，2007年第1期

　　3、彭荣，档案信息化建设的几点思考，《档案学通讯》2004年第1期

    4、席杰，高校档案信息化建设存在的问题及对策，《科技信息》